Cara Menjadi Presidium Sidang dan Kalimat yang Dipakai - BLOG TEKNO EDUKASI

Konten [Tampil]

Assalamualaikum wr wb

Apakah kamu akan ditunjuk menjadi presidium? Juga sedang akan mengadakan mubes (musyawarah besar)? Lalu kamu bertanya-tanya bagaimana cara menjadi presidium, apa yang harus dilakukan presidium dan apa kalimat yang dipakai saat menjadi presidium sidang?

Kalau iya, maka kamu telah membaca artikel yang tepat. Kak Ros akan sharing tentang bagaimana menjadi presidium. Kak Ros sharing berdasarkan pengalaman. 

Mubes pertama yang Kak Ros ikuti, saya menjadi panitia. Saya bagian bendahara. Kemudian mubes kedua, saya jadi presidium sementara. Tidak bisa menjadi presidium tetap karena saya akan LPJ. Mubes ketiga, saya nggak jadi presidium, karena saya akan LPJ. Lalu mubes-mubes selanjutnya, saya jadi peserta karena saya adalah alumni.

Jadi, lumayan banyaklah yaa pengalaman saya dalam hal persidangan mubes.

Cara Memimpin Sidang yang Baik

Sebenarnya cara memimpin sidang yang baik itu gampang kok. Saat memimpin sidang, akan keluar jati diri kita, bagaimana kita memimpin sesuatu. Tentu saja, akan keluar bagaimana kemampuan public speaking kita. Iya, di tahap ini kita diuji. Sebaik apa kita berbicara.

Maka, dalam hal ini Kak Ros mencontohkan kalimat-kalimat yang biasa dipakai di persidangan mubes. Agar kamu nggak kagok kalau ngomong. Supaya kamu terlihat memiliki public speaking yang bagus. Juga tampak berwibawa.

Teknik Persidangan

Dalam sebuah persidangan, biasanya diperlukan subjek, objek dan predikat. Saya menyebutnya begitu ya. Biar kamu paham unsur-unsur apa yang harus ada di persidangan mubes.

• Subjek Persidangan

Subjek persidangan adalah orang yang akan mengikuti persidangan. Persidangan akan dipimpin oleh 3 presidium sidang. Lalu diikuti oleh peserta sidang atau peserta mubes (musyawarah besar). Di balik itu, juga ada panitia yang menyiapkan detail acara mubes.

Jumlah Presidium Sidang

Dalam mubes, dibutuhkan preisidium sementara dan presidium tetap/sidang. Presidium sementara, jumlahnya 3 orang, bertugas untuk memimpin jalannya persidangan yang membahas tentang TATIB MUBES (Tata Tertib Musyawarah Besar). Atau tata tertib persidangan. Sekaligus memimpin untuk menentukan siapa yang akan menjadi presidium tetap/sidang.

Tugas Presidium Sidang

Lalu apabila telah terpilih 3 orang untuk menjadi presidium tetap, maka acara sidang yang sesungguhnya bisa dimulai. Presidiumnya 3 orang, tentu ada job masing-masing. Berikut ini uraiannya:

Presidium 1 – Pimpinan Sidang (duduk di tengah)

1. Membuka dan menutup sidang
2. Membuat keputusan
3. Mengontrol peserta sidang agar tertib

Presidium 2 (duduk di sebelah kanan pimpinan sidang)

1. Menulis opsi yang masuk dari peserta
2. Menggantikan presidium 1 apabila ia kelelahan

Presidium 3 (duduk di sebalah kiri pimpinan sidang)

1. Mencatat segala masukan dari peserta dan perubahan yang terjadi di naskah (naskah yang dikaji ditampilkan di layar dan diedit secara langsung)
2. Menyimpulkan hasil sidang

• Objek Persidangan

Objek persidangan adalah bahan yang akan dikaji. Biasanya adalah naskah LPJ (Laporan Pertanggung Jawaban), AD/ART (Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga), berkas-berkas pemilu, dll.

Kalau kamu masih maba, atau junior dalam organisasimu, maka mintalah naskah-naskah sidang mubes tahun lalu. Pelajari. Biasanya ada juga naskah tatib mubes. Di naskah tatib mubes, pastikan tahunnya sudah digantikan dengan tahun sekarang atau saat ini. 

Naskah tatib harus dibaca baik-baik. Mengapa? Karena di situ tertera syarat jumlah peserta dan siapa saja yang harus hadir. Kalau ada yang nggak hadir, acara nggak bisa jalan.

Sementara itu, naskah-naskah lain seperti LPJ, AD/ART dll biasanya sudah ada dari mubes sebelumnya. Baca-baca aja sebentar. Ditinjau kira-kira mana saja yang perlu diubah atau direvisi. Btw, biasanya nih ya, LPJ datangnya mepet-mepet hari sidang. Soalnya LPJ itu kan laporan pertanggung jawaban kepengurusan dalam organisasi selama menjabat. Jadinya ya begitulah.

• Predikat Persidangan

Yang dimaksud predikat adalah mengenai teknis persidangan. Ada MC-nya loh. Berikut ini saya contohkan susunan acaranya yaa. 

Rundown Acara Sidang Mubes

• 07.30-08.00 Registrasi
• 08.00-08.10 Pembukaan oleh MC
• 08.10-08.20 Menyanyikan lagu Indonesia Raya (bisa ditambah MARS Organisasi)
• 08.20-08.35 Sambutan oleh Ketua Panitia Mubes
• 08.35-08.50 Sambutan oleh Pembina Organisasi
• 08.50-09.00 Doa (agar acara berlangsung dengan baik)
• 09.00-15.00 Acara Inti (diserahkan kepada Presidium Sementara, lalu ke Presidium Sidang)
• 15.00-15.10 Penutup (biasanya ditambah doa lagi untuk ketua terpilih)

Waktunya menyesuaikan ya teman-teman. Tentu saja tidak akan saklek dengan rundown acara yang dibuat panitia. Biasanya tuh minimal 2 hari. Kadang 3 hari sampai malam. Macam-macamlah. 

Kalau menurut Kak Ros ya, semakin cepat pembahasan AD/ART, maka semakin kokoh AD/ART itu, karena sudah bagus dan peserta sudah sepakat. Semakin lama pembahasan LPJ, maka semakin kurang bagus sih kepengurusan tersebut. Semakin lama pemilihan ketua/pimpinan, maka semakin kuat kandidatnya.

Yaaa, coba lihat saja nanti. Kamu akan merasakannya tatkala telah mengikuti acara mubes bertahun-tahun.

Ketukan Palu Sidang

Menjadi presidium, harus mengerti tentang tata cara menjadi presidium atau pimpinan sidang. Iya, siapkan palu dan alas palunya ya. Untuk ketukan-ketukan saat persidangan.

Oh tentu saja, setiap ketukan palu ada maknanya. Berikut uraiannya:

1 kali ketukan

• Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang dari presidium 1 ke 2 atau sebaliknya
• Mengesahkan kesepakatan dan keputusan peserta sidang poin per poin atau ayat per ayat
• Menskorsing sidang dan mencabut kembali skorsing sidang (biasanya 2x1 menit untuk lobbying, dll)
• Mencabut kembali atau membatalkan ketuka sebelumnya yang dianggap keliru

2 kali ketukan

• Menskorsing dan mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2x30 menit untuk istirahat, sholat, makan dll)
• Peninjauan kembali

3 kali ketukan

• Membuka dan menutup agenda sidang
• Mengesahkan keputusan akhir hasil sidang

Banyak ketukan

• Untuk mengamankan acara sidang yang dianggap gaduh atau tidak terkontrol

Teks Pimpinan Sidang

Ini nih yang mungkin ditunggu-tunggu oleh kalian. Bagaimana sih cara ngomongnya saat memimpin sidang. Bagaimana cara membuka agenda sidang. Bagaimana contoh cara membahasnya. Bagaimana bila ada interupsi, dll.

Nah, berikut ini akan Kak Ros berikan contoh kalimat yang dipakai oleh presidium sidang. Simak baik-baik yaaa… Btw, boleh menggunakan kalimat lain kok. Tapi minimal kamu tahu rambu-rambunya lah yaa…

Contoh Kalimat yang Dipakai Oleh Presidium Sidang

a. Membuka sidang oleh presidium sementara untuk pembahasan tatib mubes

“Assalamualaikum wr wb. Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, tepat pada pukul 09.17, maka sidang musyawarah besar organisasi xxxx tahun 2020, saya nyatakan dibuka”

Tok… tok… tok… (ketukan palu 3x)

Btw, itu jamnya disesuaikan saat acara dibuka ya. Tepat saat acara dibuka. Bisa lihat jam dinding yang ada di ruangan. Penyebutan sidangnya bergantung namanya di tempat kalian masing-masing ya. Ada yang menyebut Sidang Pleno, Musyawarah Besar, dll. Disebutkan lengkap dengan nama organisasi atau UKM-nya beserta tahunnya. Pokoknya sesuai dengan yang ada di banner dah.

b. Memasuki Pokok Pembahasan Sidang

“Pada hari ini, saya akan memimpin jalannya sidang untuk pembahasan tata tertib mubes organisasi xxxx hingga akhir. Saya harap para peserta mengikuti jalannya sidang dengan tertib. Silakan dibuka naskah tata tertib mubesnya”.

Lalu dibaca deh naskahnya. Dibaca sesuai judul. Poin per poin. Contohnya:

“TATA TERTIB MUSYAWARAH BESAR (MUBES) UNIVERSITAS JEMBER MENGAJAR, ORGANISASI MAHASISWA UNIVERSITAS JEMBER MENGAJAR, UNIVERSITAS JEMBER, TAHUN 2016. Apakah ada usulan perubahan?”

Presidium melihat ke peserta, mungkin ada yang mengacungkan tangan untuk mengusulkan sesuatu.

Apabila ada usulan, “Iya, silakan Mas xxx untuk menyampaikan pendapatnya”. Pastikan ketahui namanya ya. Kalaupun belum kenal, maka minta dia untuk menyebutkan namanya terlebih dahulu. Pemimpin yang baik harus mengenal anggotanya dong.

Apabila sudah ada peserta yang menyampaikan pendapat, “Terima kasih atas usulannya. Mungkin ada usulan lain?” Tawarkan usulan lain.

Kalau masih diam dan hening, tawarkan sampai 3 kali.

Kalau ada yang jawab: Tidak Pim. Maka bisa dilanjutkan dengan “Baik, karena tidak ada usulan lain, maka saya ajukan usulan dari mas xxx mengenai perubahan tentang yyyy menjadi zzzz. Apakah bisa disepakati?”

Lalu audiens menjawab, “Sepakaaat”.

Maka presidium mengetuk palu 1 kali, sebagai tanda telah disepakati atas perubahan yang terjadi.

Begitu seterusnya ya. Pembahasan bisa per bab, per ayat, bahkan poin per poin.

c. Melakukan Lobbying

Saat sidang berlangsung, biasanya akan ada perbedaan pendapat. Dan ini baik kok. Menandakan bahwa para peserta sidang adalah orang-orang yang kritis dan peduli dengan organisasi. 

Bahkan, akan ada beberapa usulan yang dianggap baik. Kalau kayak gini, biasanya dibutuhkan penguatan. Penguatan disampaikan oleh para peserta sidang lainnya.

1. Proses Penguatan

Misal nih. Ada usulan pertama dari si A, dan ada usulan kedua dari si B. Ditawarkan bagaimanapun, tidak menemui kata sepakat. Maka yang selanjutnya dilakukan adalah penguatan pendapat.

Pimpinan sidang bisa menawarkan “Silakan, kepada para peserta sidang, mungkin ada yang mau memberi penguatan atas usulan pertama.” Penguatan dilakukan 3 kali orang yang berbeda. Hal ini untuk memberi keyakinan kepada para peserta lain bahwa usulan tersebut itu bagus banget loh, harus banget untuk diterapkan di organisasi ini. 

Kalau setelah penguatan masih terjadi deadlock dan tidak mendapatkan kesepakatan. Maka jalan terakhir adalah lobbying.

2. Proses Lobbying

Lobbying merupakan bentuk kompromi atau diskusi untuk menyelesaikan perbedaan pendapat yang terlalu banyak dan belum mendapatkan kesepakatan. Biasanya dalam proses lobbying, para pemberi usulan yang terkena deadlock, diminta untuk diskusi di luar ruangan. Diberi waktu sekian menit untuk menyelesaikan perbedaan.

Pimpinan sidang pleno boleh bilang seperti ini, “Baik, karena belum mendapatkan kesepakatan setelah proses penguatan, maka selanjutnya kita masuk ke tahap lobbying. Silakan kepada saudara A dan saudara B untuk melakukan proses lobbying di ruangan yang telah disediakan selama 1x2 menit.” Tok. Ketuk palu 1 kali.

Saudara A dan saudara B memasuki ruangan yang telah disediakan, bersama Presidium 2 sebagai saksi. Setelah lobbying selesai, maka presidium 2 menyampaikan hasil.

Kalau didapatkan hasil dan kesepakatan oleh kedua belah pihak, maka Alhamdulillah.

3. Proses Voting

Namun apabila masih belum didapatkan kesepakatan dari proses lobbying, maka jalan terakhir satu-satunya adalah voting. Pimpinan sidang bisa berbicara seperti ini, “Baik, terima kasih presidium 2 atas laporan lobbyingnya. Jadi, masih belum didapatkan kesepakatan melalui proses lobbying. Maka dilanjutkan pada proses terakhir, yaitu voting. Voting dilakukan secara terbuka. Peserta silakan mengacungkan tangan pada pilihan usulan yang dikehendaki. Tidak diperkenankan mengacungkan tangan 2 kali. Mohon kesediaannya untuk patuh pada tata tertib.” Lalu sampaikan usulannya dan hitung jumlah orang yang sepakat dengan masing-masing usulan.

Biasanya nih, akan didapatkan hasil dari voting. Apapun hasil votingnya, harus sepakat. Alhamdulillah.

Yang jelas, ikuti tata tertib saat mubes. Kan dibahas tuh biasanya bagaimana cara pengambilan keputusan. Biasanya ada di pasal yang membahas tentang quorum.

d. Peninjauan Kembali

Biasanya ada hal-hal yang luput, atau pasal yang ingin diubah oleh peserta. Padahal pasal tersebut sudah dibahas. Maka usulan atau pendapat tersebut bisa disampaikan saat proses PK (Peninjauan Kembali).

Presidium: “Naskah tata tertib mubes sudah kita bahas hingga pasal terakhir. Mungkin di antara para peserta, ada yang ingin mengajukan PK atau peninjauan kembali?”

Kalau ada yang minta PK, ya harus diturutin dong. Naskah hanya bisa di-PK 1 kali. Kalau sudah PK hingga pasal terakhir, nggak boleh di-PK lagi.

e. Membacakan Hasil Sidang

“Akhirnya kita sudah selesai membahas tata tertib mubes. Mohon dipatuhi dan dilaksanakan sebaik mungkin untuk pelaksanaan mubes tahun ini. Mohon kepada presidium 2 untuk menyiapkan SK atau surat keputusan”.

Biasanya sudah disiapkan SK oleh presidium 2 beserta panitia. Naskah pembahasan dicetak bersama dengan SK-nya. Setelah SK tercetak, lalu presidium sidang membacakan. Kemudian ketiga presidium tanda tangan di SK.

f. Pemilihan Presidium Tetap

Yey. Selesai. Acara selanjutnya adalah pemilihan Presidium Tetap. Presidium tetap diusulkan oleh para peserta. Dan yang menjadi presidium tetap harus bersedia dan sekiranya bisa memandu jalannya acara dengan baik.

Btw. Presidium tetap juga ada SK-nya loh.

g. Pengalihan Pimpinan Sidang

Setelah mendapatkan presidium tetap, maka presidium sementara menyerahkan posisinya kepada presidium tetap. “Dikarenakan tugas saya sebagai presidium sementara telah selesai, maka agenda selanjutnya akan saya serahkan kepada presidium tetap”. Tok. Ketukan 1 kali.

Presidium sementara meninggalkan tempat. Presidium tetap menempati kursi presidium.

Lalu presidium tetap bilang seperti ini, “Terima kasih. Pimpinan sidang saya ambil alih”.

h. Pembahasan LPJ

“Agenda selanjutnya adalah LPJ. Silakan kepada teman-teman yang bertugas untuk menempati posisi masing-masing dan menyampaikan hasil laporan pertanggung jawabannya”.

Kemudian para pengurus menyampaikan LPJ-nya. Ini bisa langsung sih. Pengurus menyampaikan hasil LPJ-nya. Dibahas pertama kali oleh ketua. Urutannya ya sesuai dengan isi LPJ. Untuk pembahasannya atau tanya jawab, bisa dilakukan per divisi.

Presidium tetap mengatur jalannya acara. Ya seperti diskusi dan tanya jawab. Tapi nggak ada acara ketuk palu. Jadi seperti diskusi biasa saja. Hmm ya begitu, biasanya akan sengit sih. Para peserta akan mencoba mencari-cari kesalahan pe-LPJ. Nggak papa sih, demi kebaikan bersama.

i. Penerimaan atau Penolakan LPJ

Usai diskusi LPJ selesai, maka dilakukan penerimaan atau penolakan LPJ yang dipimpin oleh presidium.

“Pembahasan LPJ telah selesai. Dengan begini, apakah Laporan Pertanggung Jawaban Organisasi XXX Periode 20xx bisa diterima?”

Kalau ada yang menjawab diterima, maka “Baik, Laporan Pertanggung Jawaban Organisasi XXX Periode 20xx diterima”. Tok. Ketuk 1 kali.

Kalau ada yang menjawab ditolak, maka tanyakan kembali ke peserta yang menjawab ditolak. Mungkin maksudnya diterima dengan revisi. Boleh kok kalau diterima dengan revisi. Nah, tentu saja ditentukan juga waktu pengumpulan LPJ yang telah direvisi. Hohooo…

Jadi ya atur sajalah.

Jangan lupa, ada SK Penerimaan atau Penolakan LPJ

j. Pembahasan AD/ART

Ya ini berjalan seperti sidang sebelumnya. Pakai ketukan palu. Dibahas pasal per pasal. Poin per poin. Udah paham kan bagaimana caranya?

Tetap ya, ada SK AD ART.

k. Pemilihan Ketua Organisasi Baru

Biasanya, di ART, ada pembahasan mengenai kriteria ketua organisasi dan cara pemilihannya. Maka lakukan pemilihan ketua organisasi/HMP/HMJ/BEM yang baru berdasarkan ART yang telah disepakati.

Btw, ini juga ada SK-nya loh ya. Biasanya mekanisme pemilihannya terlampir di lampiran 1.

Setelah proses pemilihan ketua dilaksanakan dan didapatkan ketua baru, maka ada penandatanganan SK lagi. Yang tanda tangan tetap presidium yaaa.

l. Pemilihan Dewan Penasehat

Setelah itu, biasanya ada pemilihan Dewan Penasehat. Entah apa ya namanya kalau di organisasi atau himpunan lain. Dewan Penasehat yang saya maksud adalah pengurus yang telah purna dan memiliki dedikasi tinggi untuk memberikan nasehat mengenai kepengurusan tersebut.

Biasanya langsung ditunjuk oleh ketua baru. 

Tentu saja, ada SK-nya ya.

Yey, sudah. Selesai.

m. Menutup Sidang Pleno

“Alhamdulillahirobbilalamin. Akhirnya setelah kita bermusyawarah selama 2 hari 2 malam ini, telah kita dapatkan beberapa hal yang penting dalam organisasi kita, yaitu penerimaan LPJ Organisasi xxxx Periode 20xx, AD/ART Organisasi xxxx Periode 20xx, mendapatkan ketua organisasi xxxx periode 20xx beserta dewan penasehatnya. "

"Semoga, hal-hal yang kita diskusikan, peluh keringat kita selama mubes ini memberikan hasil yang baik untuk kebaikan organisasi kita depannya. Kami harap, ketua baru dapat menjalankan amanah dengan baik. Maka dari itu, saya dan kedua rekan saya selaku presidium sidang, mohon pamit undur diri. Mohon dimaafkan atas salah-salah kata dan tindakan selama acara mubes berlangsung. Terima kasih atas kesempatan dan kepercayaannya. Semoga kita sukses selalu. Wassalamualaikum wr wb”. 

Tok… tok… tok… Ketuk palu 3x. Menandakan bahwa sidang ditutup.

Pesan Saat Menjadi Presidium Sidang Pleno

Alhamdulillah, begitulah kira-kira cara menjadi presidium. Sekaligus kalimat-kalimat yang biasa digunakan. Ya sesuaikan ajalah dengan kondisi kala itu. 

Menyesuaikan saja dengan budaya sidang mubes di organisasimu. Nggak harus saklek dengan tulisan di sini. Jadi, santai saja yaaa...

Semoga acara sidangnya berjalan lancar yaaa… Aamiin…

Oh ya, terakhir yang perlu diingat. Sebagai presidium, pastikan mengedepankan prinsip musyawarah mufakat. Hasil persidangan dilakukan dengan cara musyawarah yang mengedepankan kesepakatan bersama. Sesuai dengan sila ke-4 dalam Pancasila.

Wassalamualaikum wr wb